Schluss mit Zettelwirtschaft.
Ich baue Automatisierungen für kleine und mittlere Unternehmen: Rechnungen, Support-Anfragen, Bewerbungen, Angebote und Aufträge werden automatisch erfasst, sortiert und weiterverarbeitet – zuverlässig, nachvollziehbar und zu fairen Festpreisen.
Vom Zettelchaos zum Autopilot
Dieselbe Woche in einem Betrieb – einmal von Hand, einmal automatisiert. Das ist der Unterschied, den eine Automatisierung macht.
- Eingangsrechnungen einzeln abtippen
- Support-Postfach quillt über – Wichtiges geht unter
- Angebot rausgeschickt und vergessen nachzufassen
- Bewerbung bleibt tagelang liegen – guter Kandidat ist weg
- Überblick nur in Zetteln, Excel und im Kopf
- KI liest jede Rechnung aus und sortiert sie in die Tabelle
- Mails automatisch kategorisiert – Standardfragen sofort beantwortet
- Offene Angebote werden von selbst nachgefasst
- Top-Kandidat bekommt automatisch einen Termin
- Alles nachvollziehbar an einem Ort – mit Fehler-Überwachung
Und überall dort, wo es zählt, bleibt die menschliche Freigabe – nichts geht ungeprüft raus.
So arbeite ich
Kein Stundensatz, keine Blackbox: Jedes Projekt hat einen Festpreis, einen klaren Umfang und wird erst übergeben, wenn es zuverlässig läuft.
Wir finden den Zeitfresser
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir, wo in Ihrem Betrieb täglich manuelle Arbeit anfällt: Rechnungen abtippen, Mails sortieren, Angebote nachfassen.
Ich baue & teste
Sie bekommen einen Festpreis. Ich baue den Workflow, teste Erfolgs- und Fehlerfälle – unklare Daten landen in einer Prüf-Liste statt als Fehler im System.
Läuft – und bleibt betreut
Nach der Übergabe läuft die Automatisierung im Hintergrund – mit automatischer Fehler-Überwachung: Bricht in Produktion etwas, werde ich sofort alarmiert (inkl. betroffenem Schritt), sodass kein Fehler unbemerkt liegen bleibt. Der laufende Betrieb – Hosting, Überwachung, Wartung und Anpassungen (z. B. wenn sich eine Schnittstelle ändert) – läuft über einen planbaren monatlichen Beitrag, damit Ihre Automatisierung dauerhaft zuverlässig arbeitet.
Welche Automatisierung passt zu Ihnen?
Zwei Klicks – und Sie sehen die Lösung, die in Ihrem Betrieb am meisten Zeit spart.
Portfolio: 10 Automatisierungen aus der Praxis
Jeder Case löst ein echtes, alltägliches KMU-Problem – von der Rechnungserfassung bis zum kompletten Vertriebsprozess. Auf eine Karte klicken für Details und die geschätzte Zeitersparnis.
Eigene Neukunden-Akquise · als Service buchbar
Neu · 65 Nodes · 5 Phasen
Neukunden-Autopilot · Lead-Recherche & Outreach
Festpreis · Preis nach kurzem Erstgespräch
Neukunden-Recherche frisst Zeit: Firmen suchen, Websites durchklicken, Kontaktdaten aus dem Impressum kopieren, einschätzen ob es überhaupt passt – Tag für Tag. Meist bleibt es liegen.
Ein 5-Phasen-System: findet morgens passende Firmen im gewählten Umkreis, zieht E-Mail & Telefon aus dem Impressum, liest die Website und bewertet jeden Lead per KI (0–100). Abends entwirft die KI persönliche Anschreiben – die erst nach Freigabe rausgehen. Antworten werden erkannt, per KI in Interesse / kein Interesse sortiert und automatisch nachgefasst.
Fünf unabhängige Trigger, mehrere KI-Rollen (Scoring, Anschreiben, Antwort-Klassifizierung, Antwortvorschlag), Human-in-the-loop-Freigaben, Impressum-Auslesen, Status-Tracking, Sperrliste, Anruf-Liste, Wochen-Report, Auto-Retry & Fehler-Alarm – das umfangreichste System im Portfolio.
Genau das System, mit dem ich selbst neue Kunden finde – und das ich auf Wunsch für Ihren Betrieb einrichte: Ihre Branche, Ihr Umkreis, Ihre Kriterien.
Kälte-/Klimatechnik – 20 Mitarbeitende
Flaggschiff · 50 Nodes · 3 Trigger
Wartungsvertrags-Cockpit
Festpreis · Preis nach kurzem Erstgespräch
Der Betrieb lebt von ~250 Wartungsverträgen mit gesetzlich vorgeschriebenen Prüfintervallen (F-Gas). Eine übersehene Fälligkeit bedeutet Compliance-Risiko und verlorenen Umsatz – die Verwaltung in Excel frisst an vier Stellen gleichzeitig Zeit.
Ein System deckt die ganze Kette ab: fällige Wartung erkennen → KI wählt passenden Techniker & Termin → Kundenfreigabe per Klick → Kalender + Techniker-Alarm → nach dem Einsatz KI-Wartungsbericht und Rechnung → nächste Fälligkeit fortschreiben → Mängel als Nachverkauf → auslaufende Verträge automatisch verlängern.
Drei unabhängige Trigger, zwei KI-Rollen (Bericht & Rechnung), Human-in-the-loop-Freigabe, Google-Calendar-Integration, Statuslogik über fünf verknüpfte Tabellen – der komplexeste Kunden-Workflow im Portfolio.
Keine verpasste Pflicht-Prüfung mehr, planbare Technikerauslastung, kein manuelles Berichte-/Rechnungsschreiben – und aus stillem Vertragsauslauf wird aktive Verlängerung.
Photovoltaik / Solartechnik – 20 Mitarbeitende
Vertriebs-Cockpit für beratungsintensive Aufträge
Festpreis · Preis nach kurzem Erstgespräch
Bei Aufträgen im Wert von 15.000–40.000 € entscheidet Geschwindigkeit über den Zuschlag. Vertrieb verliert Zeit mit manueller Vorqualifizierung, Angebotsentwürfen und dem systematischen Nachfassen.
KI qualifiziert jede Anfrage technisch vor und schätzt Anlagengröße & Angebotssumme. Der Angebotsentwurf geht erst nach Freigabe durch den Vertrieb raus – dann automatisch Kundenmail & Besichtigungstermin. Ein zweiter, unabhängiger Trigger prüft wöchentlich alle offenen Angebote und fasst automatisch nach.
Mittelstand · Büro / Buchhaltung
Automatische Rechnungssortierung
Festpreis · Preis nach kurzem Erstgespräch
Eingehende Rechnungen werden vom Büro-Team manuell für den Steuerberater erfasst.
PDF-Rechnungen aus dem Postfach werden per KI ausgelesen (Lieferant, Betrag, MwSt., Kategorie) und automatisch in die Buchhaltungs-Tabelle einsortiert. Unklare Fälle landen in einer Prüf-Liste – statt falscher Daten im System. Batch-Verarbeitung für hohes Volumen.
Online-Shop · Kundensupport
Support-Ticket-Triage
Festpreis · Preis nach kurzem Erstgespräch
Das Support-Postfach ist überlastet – Standardfragen und Beschwerden werden gleich behandelt.
KI ordnet jede Mail einer Kategorie zu (Versandstatus, Retoure, Reklamation, Dringend, Sonstiges). Eindeutige Standardfragen werden automatisch individuell beantwortet. Beschwerden und dringende Fälle gehen nie automatisch raus, sondern werden für einen Mitarbeiter protokolliert.
IT-Beratung · Recruiting
Bewerbungs-Screening
Festpreis · Preis nach kurzem Erstgespräch
Bewerbungen bleiben tagelang liegen – gute Kandidaten sind längst weg.
Lebenslauf-Upload – KI bewertet gegen das Anforderungsprofil (Score 0–100). Top-Kandidaten bekommen automatisch Kalendertermin + persönliche Einladung, klare Absagen eine freundliche Antwort, Grenzfälle gehen in die manuelle Prüfung. Alles in einer Bewerber-Pipeline.
Werbeagentur · Vertrieb
Lead-Pipeline mit Freigabe
Festpreis · Preis nach kurzem Erstgespräch
Vielversprechende Anfragen werden nicht priorisiert, Follow-ups gehen unter.
KI bewertet Kontaktanfragen als heiß, warm oder kalt. Bei heißen Leads entwirft sie eine persönliche Antwort – die erst nach menschlicher Freigabe per Genehmigen-Button rausgeht. Bleibt eine Reaktion aus, folgt automatisch eine Erinnerung.
Elektro-Handwerk · 12 Mitarbeitende
Automatischer Angebots-Nachfass
Festpreis · Preis nach kurzem Erstgespräch
Angebote werden verschickt, aber niemand fasst systematisch nach – Kunden wandern zur schnelleren Konkurrenz ab.
Wöchentlicher Check aller offenen Angebote, die seit 7+ Tagen unbeantwortet sind. KI schreibt individuelle Nachfass-Mails, der Status wird aktualisiert – und der Chef bekommt einen Wochenreport mit Anzahl und Gesamtwert der offenen Angebote.
Sanitär · Heizung · Elektro – 20 Mitarbeitende
Auftrags-Cockpit für Haustechnik-Betriebe
Festpreis · Preis nach kurzem Erstgespräch
Jede Anfrage muss manuell nach Dringlichkeit und Gewerk sortiert und verteilt werden – das bindet Büro-Kapazität, Notfälle sind zeitkritisch.
KI erkennt Dringlichkeit und Gewerk. Notfälle lösen sofort Termin, Team-Alarm und Kundenbestätigung aus; normale Anfragen bekommen automatisch Terminvorschläge und landen beim richtigen Fach-Team.
Bauunternehmen · 25 Mitarbeitende
Rechnungswesen mit automatischem Mahnwesen
Festpreis · Preis nach kurzem Erstgespräch
Rechnungen werden verschickt, aber niemand behält im Blick, wer bezahlt hat. Mahnungen werden vergessen oder kommen zu spät – das kostet direkt Cashflow.
Jede gesendete Rechnung wird per KI erfasst und ins Rechnungs-Sheet eingetragen. Ein täglicher Check erkennt überfällige Posten und verschickt automatisch die passende Mahnstufe – ab Stufe 3 übernimmt das Büro statt endlos weiterzumahnen.
Live ausprobieren
So sortiert eine meiner Automatisierungen eine Kundenanfrage – wählen Sie ein Beispiel oder tippen Sie selbst etwas ein.
Beispiel-Simulation zur Veranschaulichung. Im echten Einsatz übernimmt das eine KI – und alles, was an Kunden geht, erst nach Ihrer Freigabe.
Ihr Ablauf — live gebaut
Ihr Problem steht oben nicht im Portfolio? Beschreiben Sie in einem Satz, was Sie täglich manuell erledigen – der Generator entwirft daraus sofort einen passenden Automatisierungs-Ablauf. Für jedes individuelle Problem.
Automatisch erzeugter Vorschlag zur Veranschaulichung – er läuft komplett in Ihrem Browser, nichts wird gesendet oder gespeichert. Den echten, auf Sie zugeschnittenen Ablauf legen wir gemeinsam im kostenlosen Erstgespräch fest.
Leistungen im Überblick
Jedes Projekt hat einen einmaligen Festpreis fürs Einrichten – kein Stundensatz. Dazu kommt ein planbarer monatlicher Beitrag für den laufenden Betrieb (Hosting, aktive Fehler-Überwachung, Wartung & Anpassungen), der Ihre Automatisierung dauerhaft am Laufen hält. Beides nenne ich vorab im kostenlosen Erstgespräch – keine versteckten Kosten.
| Automatisierung | Geeignet für | Zeitersparnis |
|---|---|---|
| Neukunden-Autopilot · Lead-Recherche & Outreach | Dienstleister / B2B mit Neukunden-Bedarf | 5 Leads/Tag automatisch |
| Rechnungssortierung | Büro / Buchhaltung / Steuerkanzlei | ca. 2,5 Std./Woche |
| Angebots-Nachfass | Handwerk / Vertrieb | ca. 2,5 Std./Woche |
| Support-Ticket-Triage | Online-Shops / E-Commerce | ca. 4,5 Std./Woche |
| Lead-Pipeline mit Freigabe | Agenturen / Dienstleister | ca. 4 Std./Woche |
| Bewerbungs-Screening | Recruiting / HR | ca. 5 Std./Woche |
| Auftrags-Cockpit | Handwerksbetriebe mit mehreren Gewerken | ca. 6 Std./Woche |
| Rechnungswesen | Handwerk / Dienstleister mit Rechnungsversand | ca. 10 Std./Woche |
| Vertriebs-Cockpit | Beratungsintensive Großaufträge | ca. 8 Std./Woche |
| Wartungsvertrags-Cockpit · Flaggschiff | Betriebe mit Wartungsverträgen (Kälte/SHK/Aufzug) | ca. 10 Std./Woche |
Ihr Problem ist nicht dabei? Beschreiben Sie es im Ablauf-Generator und sehen Sie in Sekunden, wie die Automatisierung dafür aussehen würde.
Rechnet sich das?
Automatisierung ist keine Ausgabe, sondern eine Investition mit klarer Rechnung: ein einmaliger Festpreis – gegen eine Zeitersparnis, die jede Woche aufs Neue anfällt.
Stellen Sie Ihre eigenen Werte ein. Gerechnet mit 45 Arbeitswochen im Jahr; die Kosten pro Stunde sind ein grober Richtwert für eine Bürokraft inkl. Nebenkosten. Der Festpreis fällt einmalig an – die Ersparnis jedes Jahr aufs Neue. Der monatliche Betrieb-Beitrag ist hier nicht eingerechnet – er ist in aller Regel nur ein Bruchteil der eingesparten Zeit.
Maximilian Hagen
Ich baue seit Monaten täglich Automatisierungen mit n8n – mit Fokus auf echten Business-Nutzen statt Technik-Spielerei. Mein Anspruch: Workflows, die auch dann sauber funktionieren, wenn mal etwas schiefgeht. Deshalb teste ich nicht nur den Erfolgsfall, sondern auch die Fehlerpfade – unklare Daten landen in einer Prüf-Liste, nie ungeprüft im System. Und jede Automatisierung läuft mit automatischer Fehler-Überwachung: Geht in Produktion etwas schief, werde ich sofort benachrichtigt – statt dass es still liegen bleibt.
Ich stehe am Anfang meiner Selbstständigkeit und sage das offen: Dafür bekommen Sie Startpreise deutlich unter Agentur-Niveau, direkte Kommunikation ohne Zwischenebenen und jemanden, der sich in Ihr Problem wirklich reinkniet.
Häufige Fragen
Was kleine Betriebe vor dem ersten Automatisierungs-Projekt meistens fragen – ehrlich beantwortet.
Was kostet eine Automatisierung?
Jedes Projekt hat einen einmaligen Festpreis fürs Einrichten – kein Stundensatz. Dazu kommt ein planbarer monatlicher Beitrag für den laufenden Betrieb (Hosting, Fehler-Überwachung, Wartung & Anpassungen), der die Automatisierung dauerhaft am Laufen hält. Beides nenne ich vorab im kostenlosen Erstgespräch – keine versteckten Kosten. Weil ich am Anfang stehe, gibt es aktuell Startpreise für die ersten Referenzkunden.
Ich bin technisch nicht besonders fit – ist das zu kompliziert für meinen Betrieb?
Nein. Der technische Aufwand liegt komplett bei mir. Von Ihnen brauche ich die nötigen Zugänge und etwa eine Stunde für die Abnahme. Bedienen müssen Sie am Ende nur das, was Sie ohnehin kennen – meist E-Mail und Tabellen.
Was, wenn die KI einen Fehler macht – und er geht direkt an meinen Kunden?
Genau da setze ich an: Bei allem, was nach außen geht oder Geld betrifft, entwirft die KI nur – rausgehen tut es erst, wenn ein Mensch auf „Freigeben" klickt (Human-in-the-loop). Unklare Daten landen in einer Prüf-Liste statt ungeprüft im System.
Wie steht es um den Datenschutz (DSGVO)?
Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV nach Art. 28 DSGVO). Ich verarbeite nur die Daten, die der jeweilige Ablauf wirklich braucht, halte sie sparsam und setze wo möglich EU-nahe Dienste ein. Sensible Inhalte werden vor einem KI-Aufruf minimiert.
Brauche ich dafür neue, teure Software?
Meistens nicht. Die häufigsten Abläufe laufen mit dem, was Sie schon haben – E-Mail, Tabellen, Formulare – plus der Automatisierungs-Plattform n8n im Hintergrund. Laufende Kosten (etwa für die KI-Nutzung) bespreche ich vorher transparent; sie liegen meist im niedrigen einstelligen Euro-Bereich pro Monat.
Was passiert, wenn nach der Übergabe etwas nicht mehr läuft?
Jede Automatisierung hat eine automatische Fehler-Überwachung: Bricht in Produktion etwas, werde ich sofort benachrichtigt – inklusive betroffenem Schritt. Betrieb, Wartung und Anpassungen laufen über den planbaren monatlichen Beitrag – so bleibt Ihre Automatisierung dauerhaft betreut, statt nach der Übergabe sich selbst überlassen zu sein.
Wie lange dauert so ein Projekt?
Das hängt vom Umfang ab – von wenigen Werktagen für einen einzelnen Ablauf bis zu einigen Wochen für ein komplettes Cockpit. Sie bekommen vorab einen klaren Zeitrahmen, und übergeben wird erst, wenn es zuverlässig läuft.
Was frisst in Ihrem Betrieb die meiste Zeit?
Schreiben Sie mir zwei Sätze zu Ihrem größten Zeitfresser – im kostenlosen Erstgespräch schauen wir, ob und wie sich das automatisieren lässt.
- Festpreis
- Übergabe erst, wenn's läuft
- Human-in-the-loop
- DSGVO & AVV
- Fehler-Überwachung
Antwort in der Regel innerhalb von 24 Stunden.